Keine Angst vor der Videokonferenz: So klappt´s bestimmt

Immer öfter werden persönliche Meetings durch Videokonferenzen ersetzt: Kolleg*innen sitzen nicht im selben Raum, sondern kommen an einem digitalen Tisch zusammen – die einen aus dem Homeoffice, die anderen von unterwegs, und manche auch aus dem Ausland. Was muss man beachten, damit die Videokonferenz genauso erfolgreich wird wie ein persönliches Meeting?

Tipp 1: Wählen Sie einen passenden Raum

Egal, ob Sie die Videokonferenz vom Büro oder aus den eigenen vier Wänden führen: Wählen Sie einen Raum, der möglichst schallarm ist, um Hall und Rückkopplungen zu minimieren. Schließen Sie außerdem Fenster und Türen und schalten Sie möglichst alle Geräte aus, die störende Hintergrundgeräusche erzeugen könnten. Sitzen Sie während der Konferenz mit mehreren Personen an einem Tisch? Sorgen Sie dafür, dass alle den gleichen Abstand zum Mikrofon haben. Und wie sieht es mit der Einrichtung aus? Achten Sie unbedingt darauf, dass der Raum sauber und ordentlich ist. Chaos im Hintergrund und wild gemusterte Tapeten wirken nicht nur unprofessionell, sondern lenken auch die Aufmerksamkeit der Konferenzteilnehmer ab. Ideal sind Wände in Pastelltönen wie Beige oder Grau. Ein paar Grünpflanzen in der Ecke sorgen für eine angenehme Atmosphäre und dürfen stehen bleiben.

Tipp 2: Setzen Sie sich ins richtige Licht

Schlechte Lichtverhältnisse haben einen enormen Einfluss auf die Videoqualität. In zu dunklen Räumen entsteht schnell ein Bildrauschen, dass das Video körnig erscheinen lässt. Gegenlicht lässt Sie im Schatten verschwinden, eine Mischung aus Kunst- und Tageslicht verleiht Ihrem Gesicht einen krankhaften Gelb- oder Grünstich und Licht von unten lässt Sie wie einen Bösewicht aus einem alten Horrorfilm wirken. Achten Sie deshalb bei der Beleuchtung darauf, dass niemand geblendet wird, dass keine Schatten entstehen und dass keine reflektierenden Flächen im Raum vorhanden sind. Tageslicht bzw. Tageslichtlampen schaffen eine angenehme, weiche Helligkeit, die nicht nur Ihrem Teint schmeichelt, sondern auch die Konzentrationsfähigkeit der Konferenzteilnehmer fördert. Zu guter Letzt: Verzichten Sie auf klein gemusterte Kleidung. Denn ob kariert, gestreift oder gepunktet: Muster dieser Art führen am Bildschirm zur Interferenzbildung, d. h. sie erzeugen ein unangenehmes Flackern im Bild. Lassen Sie deshalb die schicke Streifenkrawatte im Schrank und setzen Sie stattdessen lieber auf gedeckte Farben.

Tipp 3: Checken Sie die Technik

Voraussetzung für den reibungsfreien Ablauf einer Videokonferenz ist eine funktionierende Technik. Technische Pannen während des Meetings können zwar immer mal passieren, aber so manche peinlichen Momente vermeiden Sie durch eine gute Vorbereitung. Haben Sie eine Videokonferenz-Einladung mit Link per E-Mail bekommen? Versuchen Sie, diesen sogleich probeweise zu öffnen. In vielen Fällen ist nämlich eine Registrierung oder ein Download der erforderlichen Software notwendig. Prüfen Sie, welches Tool benutzt wird, und machen Sie sich mit dessen Funktionen vertraut. Kontrollieren Sie, ob Ihre Internetverbindung stabil ist. Testen Sie, ob das Mikrofon funktioniert. Stellen Sie die Kamera richtig ein: Befinden sich mehrere Teilnehmer*innen in einem Konferenzraum, sollten sie sie so platzieren, dass man alle gut sehen kann. Wenn Sie zu Hause vor der Webcam Ihres Laptops sitzen, können Sie vorab ganz einfach mit einem Selfie testen, wie Sie von den anderen gesehen werden. Stellen Sie sich vor, Sie würden Ihrem *Ihrer Gesprächspartner*in an einem Tisch gegenübersitzen. Genau diesen Bildausschnitt sollte Ihr Gegenüber auch auf dem Bildschirm sehen.

Tipp 4: Achten Sie auf die richtige Etikette

Wie bei einem persönlichen Meeting gelten auch bei der Videokonferenz einige Knigge-Regeln, die eingehalten werden sollten. Auch wenn Sie von zu Hause aus arbeiten – Trainingsanzug und Co. sind ein No-Go. Sie müssen nicht gleich in Anzug und Krawatte daherkommen, sollten aber zumindest ein gebügeltes Hemd oder ein adrettes Kleid tragen. Auch Pünktlichkeit gehört zum guten Ton: Wählen Sie sich idealerweise schon ein paar Minuten vor dem Beginn der Konferenz ins Meeting ein. Schauen Sie stets aufmerksam und möglichst lächelnd in die Kamera und spielen Sie nicht zwischendurch mit Ihrem Smartphone. Sprechen Sie klar und deutlich ins Mikrofon. Das sollte übrigens nicht zu nah an Ihrem Mund stehen, da die Kolleg*innen sonst jeden Ihrer Atemzüge mithören. Schalten Sie es bei längeren Sprechpausen am besten auf stumm, um eventuelle Störgeräusche zu vermeiden. Achten Sie vor allen Dingen darauf, nicht dazwischen zu reden. Warten Sie auf eindeutige Gesprächspausen, um Ihren eigenen Beitrag beizusteuern.

Wenn Sie unsere Tipps befolgen, kann eigentlich nichts mehr schiefgehen. Wir wünschen Ihnen bei Ihren zukünftigen Videokonferenzen viel Erfolg!