Unser Büro ist, wo wir gerade sind und somit müssen wir von fast überall auf der Welt professionell klingen und schreiben... sogar vom Küchentisch aus. E-Mails sind jetzt die Hauptstimme zwischen Kolleg*innen, Kund*innen und Chef*in geworden. Aber es geht längst nicht mehr nur darum, einfach nur die Nachricht zu übermitteln, sondern verrät auch, wer wir sind, unsere Motivationen und Professionalität. Wie perfektionieren wir also diese neue Fähigkeit der E-Kommunikation? Ganz einfach!
Wir gehen es Punkt für Punkt durch:
- Betreffzeile: Keine vollständigen Sätze
Mit einer aussagekräftigen Betreffzeile sollte es dem Empfänger*in sofort klar sein, worum es in der E-Mail geht. Erfassen Sie das Thema klar und kurz.
- Anrede: Die richtige E-Mail-Begrüßung
Die korrekte Anrede sagt viel über die Beziehung zwischen Absender*in und Empfänger*in aus. Hier sind verschiedene Faktoren wie der vorherige Kontakt, Ihre Ziele und sogar die Tageszeit zu berücksichtigen.
- Anrede an mehrere Personen: „Sehr geehrte Damen und Herren“
- Anrede an Genderneutrale: „Sehr geehrte Lesende und Zuhörende“
- Anrede im Kollegenkreis: „Hallo zusammen / Liebe Kolleg*innen“
- Anrede für Geschäftspartner: „Sehr geehrte Frau _, / Sehr geehrter Herr __,“
- Anrede an langjährigen Geschäftskontakt: „Liebe Frau _, / Lieber Herr _,“
Hinweis: besitzt der Empfänger*in einen akademischen Titel, ist dieser Teil des Namens und muss in der Anrede genannt werden. Ihn wegzulassen, würde als respektlos angesehen werden:
- Professor*in (nie abgekürzt): „Sehr geehrter Herr/Frau Professor*in__“
- Doktor*in (darf mit „Dr.“ abgekürzt werden): „Sehr geehrter Herr/Frau Dr.__“
Nicht vergessen: Die formal korrekte Anrede endet IMMER mit einem Komma und wird von einer Leerzeile gefolgt. Das erste Wort des einleitenden Satzes wird kleingeschrieben (es sei denn, es handelt sich um ein Substantiv).
- Inhalt: In der Kürze liegt die Würze
Mittlerweile wird jede zweite E-Mail auf dem Smartphone gelesen. Dieses neue Leseverhalten beeinflusst auch, wie E-Mails geschrieben werden: Die Kunst liegt in der Klarheit und Kürze: Hier ein paar wichtige Tipps:
- Gleich zum Punkt kommen
Der erste Satz sollte alle wichtigen Informationen bereits enthalten. Der Leser*in sollte sofort erkennen können, warum Sie sich an ihn wenden.
- So viel wie nötig, so wenig wie möglich
Verzichten Sie auf unnötige Informationen. Mit Absätzen oder Stichpunkten erhöhen Sie die Lesefreundlichkeit und der Leser*in erkennt auf den ersten Blick, was wichtig ist.
- Grammatik & Rechtschreibung überprüfen
Nicht ganz auf Autokorrektur verlassen, lieber noch einmal durchgucken! Schreibfehler können einen eher nachlässigen Eindruck hinterlassen.
- E-Mail-Etikette: Der Ton macht die Musik
Formulieren Sie mit Bedacht. Einmal schriftlich verfasst und abgeschickt, lässt es sich nur schwer wieder rückgängig machen. Als allgemeine Faustregel gilt: Immer freundlich bleiben. Ein falsch gesetztes Ausrufezeichen schreit oft nach einer impulsiven Reaktion und trägt zum Tonfall bei. Es lohnt sich, den Tonfall zu überprüfen. Oft ist es hilfreich die E-Mail kurz beiseite zu legen und später noch mal durchzulesen.
Hierzu ein Beispiel von zwei E-Mails, die das gleiche Thema behandeln, aber auf unterschiedliche Weise geschrieben sind: die erste ist informell und formlos,...
..., während die zweite auf Professionalität setzt.
- Grußformel: Der letzte Eindruck soll ein guter sein
- "Mit freundlichen Grüßen,"
- „Beste Grüße,“
- Die E-Mail-Signatur: Was gehört da rein?
- Grußformel & Name
- Funktion und Titel
- Adresse und Kontaktdaten
- E-Mail-Adresse
PS: Ein paar Extra-Tipps:
- Verwenden Sie Links möglichst sparsam.
- Emoticons lieber sein lassen! Sie gehören nicht in eine formelle E-Mail. Smileys an der falschen Stelle könnten eher unprofessionell wirken.
- Achten Sie auf ein einheitliches Format: gleiche Schriftart und Größe.
Mit diesen Tricks und Tipps in der Tasche sind Sie jetzt bereit, auf Senden zu drücken! Sollte Ihre nächste E-Mail eine Bewerbungsmail sein, finden Sie sicher Anregungen auf unserer Jobbörse